Kebijakan Privasi

Dokumen ini menjelaskan data apa yang kami olah, untuk apa, di mana ia disimpan, dan apa yang bisa Anda minta. Ia ditulis untuk tiga pembaca sekaligus: pengunjung halaman ini, orang yang mengurus langganan asramanya, dan asrama yang memakai aplikasinya.

1. Dua peran yang berbeda

Untuk data yang ada di dalam aplikasi - penyewa, transaksi, dokumen - yang menentukan data apa yang dikumpulkan dan untuk apa adalah asrama, bukan kami. Dalam istilah UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, asrama berkedudukan sebagai Pengendali Data Pribadi dan asramahajiku sebagai Prosesor Data Pribadi: kami mengolah data itu atas perintah asrama, tidak untuk keperluan kami sendiri.

Untuk data yang muncul karena Anda membuka halaman ini, dan untuk data yang lahir dari urusan langganan - tagihan, pembayaran, dan akun di app.asramahajiku.id/vendor - kamilah yang bertanggung jawab, dan di sana kami Pengendali Data Pribadi, bukan prosesor.

Jadi ada tiga hal yang berbeda, dan ketiganya dijelaskan terpisah di bawah: halaman promo (bagian 2), registri vendor dan pembayaran (bagian 3), dan data di dalam aplikasi asrama (bagian 4).

2. Saat Anda membuka halaman promo

Bagian ini tentang asramahajiku.id dan kedua halaman dokumen ini saja. Registri khusus admin vendor di app.asramahajiku.id/vendor berperilaku berbeda - ia memasang cookie sesi - dan dijelaskan di bagian 3.

Halaman promo asramahajiku.id tidak memasang satu pun cookie, dan tidak ada tombol jejaring sosial yang menanam pelacak. Satu-satunya pengukuran yang ada dijelaskan di bawah, dan ia baru berjalan setelah Anda mengizinkannya. Pendaftaran umum dan pembayaran melalui halaman ini belum dibuka. Tautan kontak membuka aplikasi email yang Anda gunakan.

• Pilihan cookie Anda. Kalau Anda menekan salah satu tombol di kotak preferensi, pilihan itu disimpan di peramban Anda sendiri (localStorage), tidak dikirim ke mana pun. Menghapus data situs di peramban akan menghapusnya juga.
• Penghitung kunjungan, hanya bila Anda izinkan. Kami memakai Umami untuk menghitung halaman mana yang dibaca. Ia berjalan di server kami sendiri - bukan di penyedia analitik pihak ketiga - tidak memasang cookie, dan tidak menyimpan alamat IP Anda dalam bentuk aslinya. Skripnya baru dimuat setelah Anda mengizinkannya di kotak preferensi; kalau Anda menolak, ia tidak pernah dimuat sama sekali.
• Tidak ada cookie pemasaran. Kami tidak memasang piksel iklan dan tidak menjalankan iklan berbayar.
• Catatan akses peladen. Seperti peladen web pada umumnya, peladen kami mencatat permintaan yang masuk - alamat IP, waktu, halaman yang diminta, dan jenis peramban - untuk keamanan dan pemecahan masalah teknis.
• Kontak melalui email. Jika Anda menghubungi alamat bantuan, alamat email dan isi pesan digunakan untuk menanggapi pertanyaan Anda. Halaman ini tidak mengirimkan formulir pendaftaran atau membuka pembayaran otomatis.
• Tidak ada permintaan ke pihak ketiga. Seluruh berkas halaman ini - termasuk berkas hurufnya - dilayani dari peladen kami sendiri. Peramban Anda tidak menghubungi satu pun alamat di luar asramahajiku.id, jadi alamat IP Anda tidak sampai ke pihak lain. (Sampai 28 Agustus 2026 hurufnya diambil dari Google Fonts, sehingga alamat IP pengunjung sampai ke Google; sejak tanggal itu tidak lagi.)

3. Registri vendor dan status layanan

Registri pada app.asramahajiku.id/vendor digunakan khusus oleh admin vendor untuk mengurus catatan asrama, status dan masa layanan. Registri ini bukan portal pelanggan atau halaman pendaftaran umum. Basis datanya terpisah dari setiap asrama dan tidak menyimpan kata sandi basis data asrama.

• Akun dan sesi admin. Data akun mencakup nama, alamat email dan kata sandi dalam bentuk teracak. Setelah masuk, cookie sesi yang tidak dapat dibaca skrip peramban dipakai untuk mengenali admin. Akun vendor berbeda dari akun petugas asrama, walaupun orangnya dapat sama.
• Catatan layanan. Nama asrama, kota, masa layanan dan riwayat perubahan yang diperlukan untuk mengelola akses layanan. Data tamu dan sewa tetap berada di basis data masing-masing asrama.
• Pemeriksaan masa layanan. Aplikasi asrama menanyakan masa layanan memakai penanda miliknya. Registri mengembalikan status masa layanan; portal tidak menulis langsung ke basis data asrama.

Pendaftaran berbayar, pemrosesan pembayaran langganan melalui penyedia pembayaran, serta pengiriman email otomatis belum diaktifkan. Halaman publik tidak mengirim data ke penyedia pembayaran atau layanan pengiriman email tersebut. Informasi pengolahan datanya akan disesuaikan sebelum fitur itu dibuka.

4. Data di dalam aplikasi asrama

Setiap asrama memiliki jalur akses dan basis data terpisah pada app.asramahajiku.id. Jenis data yang lazim ada di dalamnya:

• Data penyewa - nama, nomor telepon, dan keterangan lain yang diisi petugas saat sewa dibuat.
• Data transaksi - sewa kamar dan aula, tarif, pembayaran, kwitansi, dan dokumen pendukungnya.
• Akun petugas - nama, alamat surel, jabatan, dan halaman apa saja yang boleh dibukanya.
• Jejak tindakan - siapa membuat, mengubah, atau membatalkan apa, beserta waktunya.

Data apa persisnya yang masuk ditentukan asrama lewat cara kerjanya sendiri. Kami tidak menambahkan pengumpulan data di luar yang dibutuhkan aplikasi untuk berjalan.

5. Dasar hukum dan tujuan pengolahan

UU PDP menuntut setiap pengolahan berdiri di atas dasar yang jelas. Dasar yang kami pakai, sesuai Pasal 20:

• Pelaksanaan perjanjian - menjalankan pekerjaan yang memang diminta asrama: mencatat sewa, menerbitkan kwitansi, menyusun rekap penerimaan.
• Pemenuhan kewajiban hukum - memenuhi kewajiban pencatatan dan pelaporan yang berlaku bagi asrama.
• Kepentingan sah - menjaga keamanan sistem, mencegah penyalahgunaan, dan menelusuri kesalahan bila terjadi.
• Persetujuan - khusus untuk penghitung kunjungan di halaman promo, yang baru berjalan setelah Anda mengizinkannya sendiri.
• Pelaksanaan perjanjian, untuk urusan langganan - menerbitkan tagihan, menerima pembayaran, dan mencatat masa berlangganan (bagian 3). Catatan pembayaran juga kami simpan untuk memenuhi kewajiban pembukuan dan perpajakan.

Kami tidak memakai data asrama untuk iklan, tidak menjualnya, dan tidak membaginya ke pihak lain kecuali diwajibkan hukum atau diminta asrama sendiri. Kami juga tidak melakukan pembuatan profil maupun pengambilan keputusan otomatis yang berdampak hukum bagi seseorang.

6. Di mana data disimpan

• Terpisah per asrama. Setiap asrama punya basis data sendiri - bukan satu basis data bersama yang disaring per asrama.
• Di Jerman, sejak 6 Oktober 2026. Aplikasi dan basis datanya berjalan di pusat data Hetzner di Jerman. Sebelum tanggal itu keduanya berada di Indonesia; kami mencatat perpindahannya di sini supaya Anda tahu persis di mana data Anda berada, bukan menemukannya belakangan.
• Cadangan terenkripsi. Salinan cadangan dibuat otomatis setiap hari dan dienkripsi sebelum meninggalkan mesin, sehingga penyedia penyimpanan tak dapat membaca isinya.
• Catatan langganan terpisah lagi. Registri asrama, tagihan, dan akun pengelola langganan (bagian 3) berada di basis data tersendiri di pusat data yang sama - terpisah dari basis data asrama mana pun, dan dicadangkan dengan cara yang sama.

7. Transfer ke luar wilayah Indonesia

Bila asrama Anda terikat kewajiban menyimpan data di dalam wilayah Indonesia, beri tahu kami di support@asramahajiku.id sebelum berlangganan - keadaan di atas mungkin tidak sesuai dengan kewajiban itu.

8. Berapa lama disimpan

Data transaksi disimpan selama asrama masih memakai layanan ini, dan sesudahnya selama masih dibutuhkan untuk keperluan pelaporan. Berkas cadangan disimpan bergulir 30 hari, lalu dihapus dengan sendirinya.

Catatan tagihan dan pembayaran (bagian 3) disimpan lebih lama daripada masa berlangganannya sendiri, karena ia catatan keuangan: ia dipertahankan selama masih dibutuhkan untuk pembukuan dan pemenuhan kewajiban perpajakan.

9. Siapa yang bisa melihat

Di dalam asrama, akses mengikuti peran: front office mengurus data penyewa, bendahara mengurus uang, dan pimpinan memantau laporan sesuai kewenangan. Bukan satu akun untuk semua.

Dari pihak kami, akses ke data asrama hanya dilakukan bila diperlukan untuk dukungan teknis atau pemulihan - sesedikit mungkin, dan atas sepengetahuan asrama.

10. Pihak lain yang terlibat

• Hetzner, penyedia pusat data, tempat aplikasi dan basis datanya berjalan.
• Penyedia penyimpanan cadangan, yang menerima berkas dalam keadaan sudah terenkripsi (lihat bagian 7).
• Integrasi penyedia pembayaran dan pengiriman email otomatis masih ditunda; keduanya belum digunakan untuk pendaftaran atau pembelian melalui halaman ini (lihat bagian 3).

Kami tidak memakai penyedia analitik pihak ketiga: penghitung kunjungan berjalan di server kami sendiri.

11. Keamanan

• Sambungan ke aplikasi selalu terenkripsi (HTTPS).
• Kata sandi tidak disimpan dalam bentuk aslinya.
• Sesi masuk memakai cookie yang tak bisa dibaca skrip di peramban.
• Wewenang mengikuti peran, dan setiap perubahan tercatat beserta waktunya.
• Akses teknis ke basis data dan kredensialnya dibatasi pada akun layanan serta pengelola yang berwenang. Proses aplikasi menggunakan kredensial tersebut untuk melayani asrama yang sesuai.
• Portal langganan tidak menyimpan satu pun kata sandi basis data asrama. Aplikasi asramalah yang bertanya ke portal, bukan sebaliknya - sehingga portal yang ditembus tetap tidak membuka jalan ke data asrama mana pun.
• Cadangan dibuat otomatis, terenkripsi, dan keutuhannya diuji berkala secara otomatis dengan benar-benar membuka berkasnya - bukan sekadar melihat namanya.

Tidak ada sistem yang kebal. Bila terjadi kebocoran data pribadi, kami memberi tahu asrama yang terdampak dan membantu pemberitahuan lanjutan sesuai ketentuan yang berlaku.

12. Hak Anda

Berdasarkan UU No. 27 Tahun 2022, Anda berhak mengetahui data apa tentang Anda yang diolah, meminta perbaikan bila keliru, meminta penghapusan dalam hal yang diperbolehkan, menarik persetujuan yang pernah diberikan, serta meminta salinan data Anda.

13. Perubahan kebijakan

Bila kebijakan ini berubah, tanggal di bagian atas ikut berubah. Perubahan yang berdampak besar diberitahukan lebih dulu kepada asrama pengguna.

14. Identitas pengendali data dan cara menghubungi

Data pribadi yang disebut dalam kebijakan ini dikendalikan oleh Asramahajiku.

Pertanyaan tentang dokumen ini, maupun permintaan untuk melihat, memperbaiki, atau menghapus data Anda, dikirim ke support@asramahajiku.id.

Kalau Anda memakai aplikasi di asrama tertentu dan pertanyaannya menyangkut data di sana, mulailah dari pengelola sistem di asrama Anda - jalurnya lebih pendek.

Dokumen ini ditulis dalam Bahasa Indonesia dan tunduk pada hukum Republik Indonesia.